脱ハンコ宣言！でもその前にテレワークで押してほしい書類の数々

日本の押印文化はいつまでたっても廃れませんよね？

そりゃそうです、日本のIT分野を左右する大臣が日本ハンコ協会のボスなんですから、何が何でもハンコ文化は守るって意気込みが見え隠れ。

粕谷さんもテレワークに移行したものの、押印問題でてんやわんやのようです。

ああああ

はじめまして！都内で医療器械を取り扱う会社で営業職として従事している35歳の男です。

3月頃から取引先病院への出入り制限や急を要しない予定症例のキャンセルが相次ぎ、同月前年に比べ明らかな取引の減少にウンザリ。

私がテレワークを始めなければならなかったのは、院内の立ち入りを要する業務ですので感染リスクが社会通念上懸念される状況になったため。

とはいえ、ご要望のある病院への営業職ですので、どうしても医師や器械管理の技術者との病院での面談時間は必要です。

社内規定で滞在時間の制限とフロアでの入室人数に制限をして、徹底的に3密を防止。

それ以外の作業は全て、テレワークでの対応となってしまいました。

テレワークへの切り替えで一番の心配事は社外外からの連絡の取次が上手くいかず、緊急性が高い案件に対しての初動が遅れてしまう可能性があった事。

個人的には、週の半分は病院施設に立ち入る時間が今もあるため、感染リスクはテレワーク導入以前とあまり変わってない気もしますが…。

一連の承認作業に苦労しています。

社内的に必要な承認は、システム操作と主に契約書・見積書への押印。

社内システムからの書類作成は承認先の相手が在席していないと、自分のタイミングでの仕事の進行が妨げられてしまい、極めて効率が悪くイライラ。

業界的に作成書類が多いので毎日のように作成するのですが、システム上発行が出来ないものもあり、承認権限を持っている上長からの承認と操作待ちで待機・待機・待機。

テレワーク前は、部署内に2名いる承認者のどちらかの承認を得る離籍であっても、連絡確認を取った後、代理の操作で発行ができ対応できたのでジレンマを感じました。

書類の押印も同じく、社内での通常営業時には担当事務員さんが必要処理を行い、チェックを入れて押印がされる手順。

私たちからすれば簡単だった作業がテレワーク体制後は、提出時間の制限や複写の保管で、普段は掛からない手間の多さに苦労。

承認をする側もチェック体制が崩れてしまっている事態に懸念を持っていて、神経質な対応になっている節を感じます。

テレワーク体制前ほど。上長と打ち解けた空気が無くなってしまっているようにも感じられます。

今まで普通に行っていた業務の流れでは、足りない動作があり共有の意識を常に持たないと円滑に仕事できません。

承認作業のため待機する時間と、承認のため在席する時間が発生する問題点の解消に努めるべく、社内でソーシャル・ネットワークシステムを活用し始めました。

もともと、社内での取り組みの中にスケジュールをシステム上に簡易的に入力する日課がありましたが、正直なところ誰も活用していませんでした。

正直、面倒ですから。

LINEのようにパソコン上にアプリケーションを開けて放置しておけば、オンライン時に直ぐ確認ができ書面もPDFで送付できるので操作性に関しても気に入っています。

承認者専用の掲示板にデータと簡単な説明を添えておくことで、送った側も送られた側も確認出来ますしダブルチェックの体制も自ずと働きます。

また、必要となる承認動作に関して、事前の予定を書き込むルールを徹底付けたので、あらかじめ承認者がシステム操作を行う時間を予定立ててくれるようになりました。

明らかに面倒な手間は増えましたが、明確な時間の取り決めを相互に視覚的に確認しておけるので、以前ほどのストレスは減りましたね。

承認作業だけでこれだけてんやわんやするので、この先、思いやられますよね？。

ただ、社内一同一致団結して「あーでもない、こーでもない」って意見を出し合えたのは、良い機会だったと思います。

最後に要点をまとめておきます。

今回のまとめ